PASSO-A-PASSO para cadastrar uma APOSENTADORIA no SIAP (MANUAL/APOSTILA)

A solução SIAP, regulamentada pela Resolução Normativa N.º 4/2022, mapeou o processo de aposentadoria civil em um fluxo automatizado que possibilita o preenchimento sequencial dos dados em formulários, também denominados de “tarefas”, de acordo com as regras da aposentadoria a ser analisada. Os formulários são executados pelos usuários de acordo com o perfil cadastrado no sistema, para cada um. Neste manual estão dispostas as tarefas voltadas ao órgão/entidade responsável pelo ato concessivo.

O SIAP pode e deve ser preenchido desde o primeiro momento, ou seja, logo após o requerimento ou determinação da aposentadoria. Além disso, os documentos gerados pelo sistema estão aptos a substituir todos os modelos de fichas, relatórios e históricos sobre a vida funcional do servidor, necessários para instrução processual interna e externa dos órgãos/entidades jurisdicionados ao TCE.

As etapas a seguir são realizadas após a autenticação/login a partir da tela inicial do sistema. Para saber mais detalhes sobre a interface da plataforma TCEHUB, onde o SIAP está inserido, acesse os vídeos de ajuda ou consulte a apostila de treinamento.

O preenchimento de cada formulário é intuitivo e cada passo de preenchimento só estará disponível após a conclusão da tarefa anterior, de acordo com a sequência na qual o formulário está disposto no fluxo. A seguir as tarefas para cadastro estão dispostas na sequência em que o sistema receberá as informações. Assim, basta seguir o passo-a-passo, para cadastrar uma aposentadoria.

Índice

1. Cadastro de Processo/Documento
2. Informar dados básicos do servidor
3. Informar dados específicos da aposentadoria escolhida
4. Discriminar Histórico Funcional
5. Mapa do Tempo
6. Resumo Funcional
7. Justifica Ocorrência
8. Gerar Caderno PDF
9. Confirmação das informações para prosseguimento do cadastro
10. Atualizar Informações de tempo (Registrar possíveis atualizações de tempo total)
11. Informar proventos
12. Registrar Informações Finais do Ato
13. Resumo das informações dos proventos (Decidir acerca da concessão do ato e fixação dos proventos)
14. Informar sobre o Apostilamento
15. Responder solicitação de informação

1.     Cadastro de Processo/Documento

Para iniciar uma aposentadoria, logo nos primeiros formulários, são coletados dados de identificação do(a) servidor(a). Essas informações básicas serão apresentadas no cabeçalho dos formulários seguintes, de forma a ter sempre em vista dados que identifiquem a aposentadoria em questão. Para cadastrar um processo siga esta sequência inicial:

• • • (1) Primeiro, após efetuar login, para iniciar um processo, clique na opção “Cadastro de Processo/Documento“.

• • • (2) Em seguida utilize o botão “Cadastrar” disponível dentro do card “SIAP – aposentadoria civil”. Caso esse card não esteja visível utilize o atalho “SIAP”, disposto abaixo do campo de busca ou digite SIAP nesse campo e dê Enter, no seu teclado. Ou ainda, alternativamente, clique em “Busca avançada” e selecione na lista exibida.

• • • (3) Preencha o formulário com o CPF e Nome do servidor. Ao digitar o CPF, aguarde a busca que é realizada. Caso o servidor possua cadastro no RHnet, o nome registrado lá aparecerá automaticamente, mas pode ser alterado conforme necessidade. Este é o único local para alteração de nome, por isso não esqueça de confirmar essa informação antes prosseguir.

2.     Informar dados básicos do servidor

Para preencher os formulários e assim dar sequência a um processo, acesse a opção “Minhas Tarefas“, que está disponível no menu lateral (passo 1 na figura abaixo). Em seguida, localize na primeira coluna, pelo seu número, o processo SIAP que foi cadastrado na passo anterior, e então, clique no nome da tarefa atual (na coluna Tipo Tarefa), utilizando a opção disponível conforme mostra a imagem a seguir (passo 2 em destaque).  Essas ações devem ser repetidas sempre que concluir um formulário, para avançar à próxima tarefa.

Em seguida basta preencher atentamente cada campo do formulário. Para compreender os padrões de interface para preenchimento dos campos, consulte a apostila de treinamento.

No primeiro formulário (tarefa) a ser preenchido após o processo SIAP ser cadastrado, serão informados ou complementados os dados básicos do(a) servidor(a) que solicitou a aposentadoria, bem como o motivo da aposentadoria. A partir do CPF do(a) servidor(a) informado no momento do cadastro, um serviço é chamado e caso sejam encontrados dados referentes ao CPF, estes serão apresentados nesse formulário e também na tarefa seguinte.

Caso os dados apresentados estejam desatualizados ou incorretos, poderão ser alterados e/ou complementados, exceto o nome do(a) servidor(a) que deverá ter sido atualizado no momento do cadastro do processo SIAP. Se os dados não forem encontrados na base de dados, o formulário estará com todos os campos vazios para o devido preenchimento.

Atenção para a escolha correta do motivo da aposentadoria que foi requerida, pois é a partir dessa informação que o caminho do fluxo a ser executado será definido, bem como as validações que serão feitas automaticamente pelo sistema. Esse formulário possui os botões de “Salvar” (que permite gravar a informação preenchida parcialmente) e “Concluir Formulário” (para avançar à próxima tarefa). No fluxo do SIAP há previsão de retorno para alteração de informações, caso seja necessário.

3.     Informar dados específicos da aposentadoria escolhida

O segundo formulário a ser apresentado para execução irá depender do motivo da aposentadoria escolhido no formulário anterior.

• • • • • Informar dados específicos – Voluntária
        • Informar dados específicos – Compulsória
        • Informar dados específicos – Invalidez
        • Informar dados específicos – Incapacidade permanente

De acordo com o motivo da aposentadoria informado, a legislação é apresentada para escolha de forma guiada auxiliando na definição correta da fundamentação legal na qual a aposentadoria foi enquadrada. A fundamentação escolhida, guiará o caminho do fluxo a ser executado após esse formulário ser encerrado.

Basicamente esse formulário é preenchido através de respostas às perguntas que vão guiando o envio dos dados de forma que documentos/informações não sejam esquecidos. Esse formulário possui os botões de “Salvar” e “Concluir Formulário” e no fluxo há previsão de retorno para alteração de informações.

4.    Discriminar Histórico Funcional

Terceiro formulário a ser preenchido, conterá as informações do histórico funcional do(a) servidor(a) obtidas de sistemas, dossiês, papéis, pastas e demais arquivos presentes no(s) órgão(s) no qual o(a) servidor(a) já trabalhou e que são relevantes para a aposentadoria. Aqui são informados dados de carreira, evolução funcional, averbações, vantagens financeiras concedidas ao longo da carreira, bem como datas que influenciam diretamente no cálculo dos tempos da aposentadoria.

No item “Discriminar contracheque atualizado(último) – apenas rendimentos”, ao informar Mês e Ano, aguarde até que sejam buscados os dados do contracheque. O SIAP possui integrações com o sistema RHNet, caso estejam disponíveis, o preenchimento será automático. Para órgãos e entidades que não utilizam esse sistema ou caso não sejam encontrados, os dados na tabela “Proventos” deverão ser preenchidos manualmente.

Esse formulário pode ser o de preenchimento mais extenso devido a quantidade de informações solicitadas, aconselha-se, portanto, a fazer uso do botão “Salvar” com mais frequência para evitar retrabalho no preenchimento dos campos. Esse formulário possui os botões de “Salvar” e “Concluir Formulário” e no fluxo há previsão de retorno para alteração de informações.

5.    Mapa do Tempo

Quarto formulário na sequência de execução e tomando como base os dados inseridos nos três primeiros formulários, o sistema calcula os diversos tempos presentes e que influenciam na aposentadoria e os apresenta neste mapa do tempo. É um formulário que resume os tempos do(a) servidor(a), mas não permite edição de campos.

Como se trata de um formulário de conferência, verifique com atenção cada tempo calculado pelo sistema a partir dos dados informados anteriomente. Caso haja necessidade de alterar algum desses tempos, o botão “Alterar informações do Histórico Funcional” permitirá o retorno para o formulário anterior para alterações nas informações do histórico funcional que influenciam nesses cálculos.

6.     Resumo Funcional

O quinto formulário do caminho do fluxo poderá ser:

• • • • • Decidir sobre confirmação do resumo funcional
        • Decidir sobre confirmação do resumo funcional + ocorrências

Ambos apresentam um resumo das informações inseridas até o momento para que sejam conferidas e se decida se há necessidade de retorno aos formulários anteriores para alguma alteração.

Estes formulários são somente para consulta, ou seja, nenhum campo permite digitação. A diferença entre ambos é que, nesse ponto o sistema executou, de forma automática, uma série de validações baseado nos dados inseridos e na fundamentação legal da aposentadoria e, caso seja detectado alguma inconsistência, uma lista com a(s) inconsistência(s) é mostrada na aba 2 do formulário, acessível através do botão “Prosseguir para a próxima aba”.

Se a tarefa apresentada for “Decidir sobre confirmação do resumo funcional” significa que o sistema não detectou qualquer inconsistência nos dados informados, mesmo assim o usuário ainda terá a opção de retornar para alterar/acrescentar alguma informação. Caso opte por “Alterar Informações” o fluxo fará um retorno para o primeiro formulário, de dados básicos do servidor, e executará sequencialmente todos os formulários preenchidos até o momento permitindo alterações nos dados. Vale lembrar que novas validações serão feitas pois o fluxo fará exatamente o mesmo caminho feito até o formulário atual.

Se a tarefa apresentada for “Decidir sobre confirmação do resumo funcional + ocorrências”, significa que o sistema detectou alguma inconsistência e basta clicar no botão “Prosseguir para a próxima aba” para visualizá-las. Ao visualizar a relação de ocorrências o usuário pode acionar os seguintes botões:

• • • • Voltar para aba anterior: visualiza a primeira aba do formulário com o resumo dos dados;
      • Alterar informações: o fluxo fará um retorno para o primeiro formulário, de dados básicos do servidor, e executará sequencialmente todos os formulários preenchidos até o momento permitindo alterações nos dados. Vale lembrar que novas validações serão feitas pois o fluxo fará exatamente o mesmo caminho feito até o formulário atual.
      • Confirmar informações do resumo funcional e justificar ocorrências: a execução do fluxo continuará para apresentar o próximo formulário no qual será possível, se desejável, justificar as ocorrências detectadas pelo sistema. O aconselhável é sempre retornar para alteração de dados de forma que as ocorrências sejam resolvidas, mas para exceções onde não se pode fazer a correção/alteração dos dados por algum motivo, a justificativa poderá ser utilizada.

7.    Justifica Ocorrência

Esse formulário apresenta novamente as ocorrências automáticas detectadas pelo sistema e permite que sejam justificadas. Tal justificativa permite antecipar e já comunicar ao TCE-GO sobre alguma exceção detectada na documentação apresentada. Esse formulário será apresentado somente se o sistema detectou alguma inconsistência e esta não foi corrigida/alterada.

Para justificar uma ocorrência, copie o código alfanumérico correspondente exatamente como apresentado (com letras maiúsculas e números), e redija o texto no campo de “Justificativa”. Se necessário você pode acrescentar um arquivo que corrobore com a justificativa apresentada (por ex. norma interna, orientação jurídica). É importante justificar todas as ocorrências individualmente. Embora a tabela seja carregada com uma única linha, você pode acrescentar quantas forem necessárias conforme sua necessidade. A imagem abaixo destaca essas opções. Consulte a apostila de treinamento para relembrar como funcionam as tabelas do sistema.

Lembre-se: Você não deve justificar situações que podem ser resolvidas através do preenchimento dos formulários anteriores. Se há um erro de fundamentação legal, verifique se os dados foram informados de forma adequada para atendê-los. Se um documento está ausente, retorne no fluxo e faça sua anexação. Essa é forma mais adequada de resolver as ocorrências. As justificativas servem para situações em que o formulário foi preenchido corretamente, mas a divergência apontada pelo sistema persistiu.

8.     Gerar Caderno PDF

Esse formulário apresenta instruções que orientam na geração de um arquivo PDF contendo os formulários e anexos inseridos nas tarefas anteriores. Esta funcionalidade foi criada com o intuito de possibilitar à Gestão de Pessoas do órgão ou entidade utilizar o SIAP para gerar toda a documentação do processo de aposentadoria e posteriormente inseri-la em seu sistema eletrônico de protocolo e tramitação interna de processos, tais como SEI, PROAD, ATENA, eTCE, entre outros. Uma vez salvo, o arquivo PDF poderá ser utilizado para anexar no sistema próprio ou conforme necessidade do órgão/entidade.

• • • (1) Aberta a tarefa, clique na opção “BAIXAR ARQUIVO“. O download do documento em formato PDF será efetuado. No caso de tarefas terem sido realizadas mais de uma vez (ou seja, se ocorrer ou um mais retornos no fluxo em qualquer ponto), o arquivo conterá automaticamente apenas as versões mais recentes, evitando a duplicidade de documentos e formulários.

• • • (2) Certifique-se de localizar o arquivo baixado no seu computador.

• • • (3) Uma vez gerado e baixado o arquivo, você pode concluir o formulário. Mas lembre-se: Esta tarefa é exibida uma única vez em cada processo. Caso seja necessário, você pode também utilizar a consulta de Anexos para gerar um novo PDF.

A qualquer momento é possível acessar ou gerar um trecho ou parte do caderno processual em PDF, por meio da aba Anexos, acessível a partir da consulta de processo do SIAP. Em caso de nova anexação, evite gerar um caderno completo, selecionando apenas os trechos modificados para manter o seu sistema eletrônico mais limpo. O TCEHUB possui um padrão próprio para organizar e identificar as versões dos documentos. Saiba mais no tópico sobre a correção da seleção de arquivos para gerar o caderno PDF para envio no SEI.

9.     Confirmação das informações para prosseguimento do cadastro

Esta tarefa foi criada para que o processo administrativo de aposentadoria possa aguardar os pareceres e informações de cálculo, a cargo de departamentos jurídicos e das análises da GOIASPREV. Assim, após gerar os PDFs e anexar ao seu sistema de trâmite processual, essa tarefa pode ser mantida aberta, e só deve ser acionada/concluída quando o processo estiver pronto para prosseguir com as informações de proventos e do ato de concessão em si, ou realizar ajustes cadastrais eventualmente necessários.

Depois de ter recebido o processo via SEI ou outro sistema de tramitação, utilize este formulário para inserir as informações no SIAP antes do trâmite final do processo de aposentadoria no órgão/entidade. Há uma opção para voltar nas tarefas anteriores e ajustar alguma informação: Ao selecionar “Alterar informações funcionais ou de fundamentação legal” e concluir o formulário, o fluxo será retornado para o primeiro formulário dando a possibilidade de alteração dos dados já informados.

10.     Atualizar Informações de tempo (Registrar possíveis atualizações de tempo total)

Se as informações da aposentadoria a serem enviadas ao TCE-GO forem inseridas no SIAP antes da conclusão do processo de aposentadoria no órgão/entidade pode haver alteração da data do fim da apuração do tempo de contribuição/serviço, inserida no histórico funcional do(a) servidor(a). Esse formulário permite confirmar ou alterar essa data, para que o SIAP recalcule os tempos que dependem dessa data.

MAS, ATENÇÃO: A referida data somente deve ser atualizada caso a GOIASPREV refaça o cálculo de tempo total de contribuição do servidor em comparação com o apresentado inicialmente no histórico funcional. Em caso negativo, a data fim constante no histórico deve ser repetida.

Localize o campo “Data do fim da apuração do tempo de contribuição/serviço – novo” e confirme a data final, preencha e clique no botão “Calcular Tempo”, em destaque na figura acima. Caso não haja alteração, repita a data informada anteriormente no campo correspondente para prosseguir e informar os proventos.

11. Informar proventos

O formulário a ser apresentado para inserção dos dados dos proventos da aposentadoria depende da fundamentação legal informada para a aposentadoria. Os formulários são bastante intuitivos e a diferença ocorre somente em alguns campos de acordo com a paridade, base de cálculo e a proporção dos proventos específicos da fundamentação legal:

• • • • • Integralidade-Integral-Vencimento
        • Integralidade-Integral-Subsídio
        • Integralidade-Proporcional-Vencimento
        • Integralidade-Proporcional-Subsídio
        • Média aritmética – Integral
        • Média aritmética – Proporcional

Nos formulários que necessitam detalhar rubricas, o campo “ID” é gerado automaticamente de forma numérica, para que possa ser utilizado na vinculação entre parcelas, que é feita através do campo “ID da base de cálculo”. Por exemplo, se o vencimento foi informado como rubrica que recebeu ID “1”, nas parcelas de gratificações calculadas sobre o vencimento, o “ID da base de cálculo” a ser informado é “1” por ser esta a parcela correspondente. Confira no imagem esse exemplo:

Note que nas tarefas de “Informar Proventos”, em regra, o sistema solicita a informação de valores anuais sem o 13º, e sempre use a opção “Totalizar” para visualizar o valor mensal. Verifique com atenção na hora do preenchimento. Se necessário, utilize a descrição de ajuda disponível para esses campos ao lado do seu título, passando o mouse sobre o ícone “?”.

12. Registrar Informações Finais do Ato

Nesta tarefa, o formulário permite o registro de todos os atos relacionados à concessão da aposentadoria e de inclusão na folha de inativos. É aqui que serão anexados os pareceres e o ato de aposentadoria em si. As tabelas permitem acrescentar linhas, caso haja mais de um ato (em caso de retificações por exemplo). Caso os diversos atos esperados (concessão, fixação de proventos, inclusão em folha de inativos) estejam em um único documento, você pode repetir e anexar novamente em cada tabela correspondente, sempre preenchendo a informação esperada em cada campo.

Também há nesse formulário de informações finais, um campo para informar o nº de processo do SEI, caso exista. O Tribunal poderá reaproveitar esse mesmo número para fins de tramitação, acompanhamento e consulta no portal do tce, caso contrário, será gerado um novo número SEI para tramitação interna do TCE.

13. Resumo das informações dos proventos (Decidir sobre o resumo das informações acerca da concessão do ato e fixação dos proventos)

Esse formulário apresenta as informações inseridas sobre os proventos e atos da aposentadoria para conferência e permite retornar para ajustes nos dados, caso necessário. É um formulário somente para consulta e seus campos não permitem digitação. É composto por duas abas, tendo as informações dos proventos na primeira e as informações dos atos na segunda.

ATENÇÃO: Este é o último ponto possível de retorno para alteração de dados antes de serem enviados para análise pelo TCE-GO. Então ao selecionar a opção “Seguir com o processo” e concluir o formulário, não será possível qualquer alteração de dados.

14. Informar sobre o Apostilamento

Formulário destinado à inserção das informações sobre o apostilamento do ato de aposentadoria. Esse é o último formulário a ser preenchido antes dos dados serem enviados para análise pelo TCE. Uma vez concluído o processo no SIAP, um recibo de envio estará disponível na aba ANEXOS do processo no SIAP.

Neste ponto não haverá a criação de novas tarefas, assim o processo só será visualizado a partir de outras formas de consulta. Ou seja, após o envio deste formulário, o fluxo só retornará para o órgão/entidade caso o TCE envie, pelo próprio SIAP, uma solicitação de informação referente aos processo enviado.

Para conhecer e/ou relembrar as telas de consulta de processo no SIAP e outras funcionalidades de acesso, assista ao material sobre o painel de processos disponível em vídeo neste link.

15. Responder solicitação de informação

Após os dados do ato de aposentadoria terem chegado para análise pelo TCE, este pode solicitar alguma informação que julgue em desacordo com o que consta na Resolução Normativa nº 002/2001. Ao tomar conhecimento desta solicitação, o órgão de destino pode optar por responder prontamente neste formulário ou retornar no fluxo para alterar alguma informação de forma a atender à solicitação recebida. Fique atento a situação narrada no campo exibido na solicitação e nos anexos eventualmente existentes, conforme destacado a seguir:

Esse formulário será apresentado somente após os servidores do TCE analisarem a documentação recebida, caso seja constatada a ausência de informações e/ou documentos que sejam necessários à a apreciação do ato de concessão. Nesse caso, o processo reaparecerá na fila de trabalho (Minhas tarefas) do órgão/entidade correspondente.

Portanto, a unidade técnica poderá fazer solicitações, via SIAP, diretamente ao órgão ou entidade responsável pela inserção dos dados e informações no Sistema, desde que tais informações e/ou documentos sejam requisitos expressos em Resolução, devidamente aprovada em Plenário, lei ou normativo que discipline a matéria, nos termos do art. 14 da Resolução Normativa N.º 4/2022. O prazo de atendimento de uma solicitação é de 15 (quinze) dias úteis após o recebimento. Uma notificação será enviada para email cadastrado no SIAP, a todos os responsáveis do órgão.

Se a solicitação de informação não for respondida em tempo hábil, a tarefa será encerrada automaticamente, retornando o processo ao TCE. Após a emissão da instrução técnica, a análise da aposentadoria é encerrada de forma definitiva no SIAP, de forma que novas comunicações processuais ou diligências serão realizadas nas formas habituais.